ساختار یک آژانس مسافرتی
در یک آژانس مسافرتی هر کسی چه کاری انجام می دهد؟
در یک آژانس مسافرتی ابتدا بالاترین مقام اجرایی مدیر عامل شرکت است.البته در شرکت هایی که مالکیت آن توسط فرد دیگری غیر از مدیر عامل است مقامهای اجرایی بالاتر بدون تخصص وجود دارند که می تواند رئیس هیئت مدیره و شرکا را شامل شود.
1-مدیر عامل
مجوز ها از طرف سازمان بدون در نظر گرفتن مالکیت اصلی به نام این فرد صادر می گردد.مدیرعامل از لحاظ هر یک از بند ها ی آژانس مسافرتی باید دارای شرایط خاصی باشد به طور مثال برای اخذ مجوز بند الف از سوی سازمان هواپیمایی کشوری باید حتما دوره های صدور بلیط(مقدماتی-متوسطه-پیشرفته بین المللی و مدرک سیستم آمادئوس را اخذ نموده باشد)البته شرایط دیگری نیز مانند سن حداقل 25 سال وحداقل سه سال سابقه ی بیمه هم جز این شرایط است که در بخش های دیگر به آن کاملتر پرداخته می شود.مدیر عامل می تواند همزمان مدیرعاملی همه ی مجوز ها را به شرط دارا بودن همه ی شرایط مدیر عاملی بند های مختلف بر عهده بگیرد و یا یک آژانس می تواند در هر یک از بند ها دارای یک مدیر عامل جداگانه باشد که البته بار مالی زیادی را به آژانس تحمیل می نماید.
2-مدیر فنی
در هر بند الف،ب،پ و قطار علاوه بر مدیرعامل که مسئولیت های اصلی را بر عهده دارد سایر مسئولیت های تکنیکی بر عهده میدر فنی است.در بخش مدیر فنی بند الف نرخ گیری صحیح در مسیر های خاص بین المللی،مسلط بودن بر شرایط تغییر مسیر،تغییر تاریخ و یا کنسلی بلیط متوجه مدیر فنی بند الف است که باید این زمینه از مطالعه ی قوانین و مقررات به روز و جدید غافل نباشد.مدیر فنی بند ب باید مدرک خود را پس از گذارندن دوره های خاص(سه ماهه) از سوی شرکت های خصوصی که زیر نظر میراث فرهنگی هستند اخذ نماید.از جمله وظائف مدیرفنی بند ب ارائه ی بسته سفر(پکیج) جهت تورهای گروهی،بهترین نرخ های هتل ها،تنظیم برنامه های گشت های مسافر و...اشاره کرد.در مورد مدیر فنی بند پ که مربوط به حج و زیارت است و سایر شرایط آن بعدا توضیحاتی داده خواهد شد.
3-مدیر امور مالی یا حسابدار
قلب تپنده و بخش مهم یک شرکت خدمات مسافرتی حسابداری آن است.پرداخت ها و دریافت ها در هر روز باید کنترل شوند.گردش حساب یک آژانس به دلیل بالا بودن قیمت های سفر رقم های سنگینی می تواند باشد و هر گونه اشتباه در آنها می تواند ضرر به حساب بیاید.هر بخش حسابداری شامل صندوقدار و چند حسابدار بسته به حجم کار یک آژانس مسافرتی است که مسئول کنترل حساب ها و تسویه با هتل های طرف قرارداد،ایرلاین ها و دیگر شرکت ها و کارگزاریهاست.مدیر امور مالی مسئول نظارت کلی بر روی حساب ها،تنظیم اظهارنامه ها و تنظیم سیستم ها و دفاتر مالیاتی می باشد.
4-صندوقدار
صندوقدار نقش دریافت و پرداخت صندوق روزانه و مطابقت آن با سیستم جاری و چک کردن سلزهای فروش(صورت حساب های ارسال شده از سوی ایرلاین ها جهت تسویه حساب که بسته به هر ایرلاین هر 15 روز یکبار به آژانس های نمایندگی ارسال می گردد)را بر عهده دارد.
5-مدیر داخلی
مدیر داخلی یک شرکت مسافرتی مسئول رسیدگی به امور داخلی شرکت و کارمندان می باشد.مانند تاخیر ها، مرخصی ها و در صورت لزوم عقد قرارداد های جدید با ایرلاین ها،هتل ها و شرکت های دیگر و یا عقد قرارداد فروش با مشتریان و مسافران جدید است.
6-کارمندهای فروش بلیط خارجی
این کارمند ها که در آژانس های مسافرتی بزرگ تعدادشان کم نیست هر کدام مسئول فروش و صدور بلیط های پروازهای بین المللی هستند که باید به سیستم های رزرواسیون آمادئوس و گابریل و سایر سیستم های رزرو صدور و نرخ گیری مسلط باشند که عمدتا تحت نظر مدیر فنی آژانس به فعالیت می پردازند.در آژانس های بزرگ که دارای پروازهای چارتر خارجی مسئول پر کردن پرواز های چارتر،بازرایابی برای سایر آزانس های مسافرتی نیز بر عهده آنهاست.
7-کارمند های تورهای خارجی
که برای هر مسیر برای آژانس های مختلف یک کارمند اختصاص داده می شود البته در آژانس های مسافرتی کوچک همان مدیر فنی بند ب مسئولیت فروش تورهای ورودی و همه ی مسیر های تورهای خروجی را نیز به عهده می گیرد.در آژانس های مسافرتی بزرگ حتی برای برخی مسیر های پرتردد مانند دبی،آنتالیا و کشور تایلند چندین کارمند مشغول به کار هستند.مسئول تنظیم،فروش و صدور تورهای گروهی با کارمندان تور خارجی است.
8-کارمندهای بلیط داخلی
گذراندن همه دوره های فروش لازم نیست و می توان به صورت تجربی هم مسئول این کانتر فروش شد.در این بخش فروش، صدور و استرداد همه ی مسیر های داخلی (چارتر و سیستمی) بعهده ی کانتر داخلی است.
9-کارمند تورهای داخلی
هر چند که داشتن تحصیلات مرتبط مانند مدیریت گردشگری،برنامه ریزی گردشگری با توجه به مباحث درسی برای کار کردن در این مجموعه ها بسیار مفید است ولی اجباری نیست و در هر حال بعد از فاغ التحصیلی گذراندن دوره ی کارآموزی ضروری به نظر می رسد.مسئول تورهای داخلی می تواند در این دوره با نحوه ی فروش تورهای داخلی روتین مانند مشهد،کیش و قشم آشنا شود و بسته به گیرایی فرد پس از سه الی چهار ماه می تواند کانتر این تورها را تحویل بگیرد.
10-ویزا
کارمندان بخش ویزا بسته به حجم کار آژانس و تعداد کد ویزایی که در سفارت های مختلف دارند می توانند متعدد باشند.بسیاری از آژانس های شهرستانها با آژانس های مرجع ویزا در تهران کار می کنند و خودشان مستقیما با سفارت در ارتباط نیستند.برخی از آژانس های تهران تخصصا ویزا کار می کنند که بالطبع دارای قیمت های بسیار مناسب تری نسبت به دیگران هستند. برای بخش ویزا تجربه ی کاری بسیار مهم است زیرا قانون های هر سفارت دائما تغییر می کند.
11-کارپرداز
در یک آژانس مسافرتی کوچک تحویلدار و آبدارچی می توانند یک نفر باشند ولی در آژانس های بزرگ تر کارپرداز کارهای سنگینی مانند وصول چک،ارسال مدارک به صورت بارنامه و پیک تحویل مدارک به سفارت و اخذ آن و غیره را بر عهده دارند.
12-آبدارچی
برای نظافت داخلی و ارائه ی سرویس به کارمندان استخدام می گردد.
